REGLAMENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERAL, Y EL REGISTRO Y OBTENCIÓN DE CLAVES DE ACCESO EN LÍNEA AL PORTAL WEB INSTITUCIONAL, DE LAS SOCIEDADES SUJETAS AL CONTROL Y VIGILANCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.- El presente reglamento establece el procedimiento de actualización de la información general, así como el registro y obtención de claves para el acceso al portal web institucional, por parte de las compañías nacionales anónimas, en comandita por acciones, de economía mixta, de responsabilidad limitada, y las que bajo la forma jurídica de sociedades constituya el Estado, las sucursales de compañías u otras empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas y las asociaciones y consorcios que se formen entre sí o con sociedades nacionales vigiladas por la entidad, y estas últimas entre sí y que ejerzan sus actividades en el Ecuador. Incluye las condiciones generales para la utilización de las claves de acceso y la transmisión de la información.

DE LA OBLIGACIÓN DE ACTUALIZAR DATOS.- La Superintendencia de Compañías habilitará en su portal web una opción mediante la cual los representantes legales o apoderados, según corresponda, deberán realizar la actualización de la información general de su representada en el portal web institucional, y generar el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS, y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD, que para el efecto establezca la Institución. Para el cumplimiento de esta obligación, se sujetarán al siguiente cronograma: Nota: Para leer Tabla, ver Registro Oficial Suplemento 668 de 21 de octubre de 2024, página 412. Las fechas señaladas anteriormente son las fechas máximas establecidas para la presentación física del FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS, y de la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD, sin embargo, el sistema asignará las fechas de presentación física en la medida en que los referidos FORMULARIO y SOLICITUD sean generados en el portal web institucional, pudiendo establecer una fecha anterior a la indicada en el cronograma, de acuerdo a la disponibilidad. No han sido considerados los fines de semana y feriados locales, que en caso de haberlos, trasladan el vencimiento de la obligación al siguiente día hábil. En caso de no presentar el FORMULARIO y la SOLICITUD en la fecha establecida, se deberá entrar nuevamente al portal web institucional para repetir el proceso y obtener una nueva fecha de presentación de los documentos.

SANCIÓN POR INCUMPLIMIENTO.- El incumplimiento de la presentación del Formulario de Actualización de Datos y de la Solicitud de Acceso y Declaración de Responsabilidad, hasta la fecha máxima establecida, será incorporado en el Informe de Obligaciones Pendientes de la compañía. Superado por parte de la compañía el incumplimiento señalado en el presente artículo, se podrá obtener inmediatamente el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones correspondiente.

SEGURIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN.- La Superintendencia de Compañías garantizará la seguridad e integridad de la información transmitida mediante la aplicación de los medios tecnológicos adecuados para este fin.

CLAVES DE ACCESO.- La Superintendencia de Compañías entregará a los representantes legales o apoderados, según el caso, una clave de acceso que será utilizada para ingresar al portal web de la Institución, revisar la información y obligaciones pendientes de su representada, así como para enviar la información financiera y societaria a través de la red de internet.

PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y OBTENCIÓN DE CLAVE DE ACCESO.- El representante legal o apoderado de la compañía, según el caso, deberá ingresar al portal web institucional con su nombre de usuario y contraseña, para que a través de la opción ACTUALIZAR INFORMACIÓN GENERAL proceda a verificar y actualizar la información de su representada. De forma inmediata, se enviará al correo electrónico registrado de la compañía, un link a través del cual se visualizarán el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS, y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD, para su impresión, suscripción y posterior presentación física. El representante legal o apoderado, según el caso, deberá acercarse a las oficinas de la institución a nivel nacional y presentar en físico el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS, y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD, debidamente suscritos, junto con los documentos de soporte, tales como, copias de nombramiento, cédula o pasaporte, certificado de votación, RUC, planilla de servicios básicos, entre otros, detallados en el respectivo formulario, a fin de obtener la clave de acceso de su representada para ingresar al portal web institucional. Habiendo sido aceptados el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS, y la SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD, con los documentos de soporte, se enviará al correo electrónico de la compañía registrado en el formulario, una clave de acceso provisional, mediante la cual el usuario podrá ingresar al portal web de la Superintendencia de Compañías. Al ingresar por primera vez, el sistema le pedirá cambiar su clave de acceso por una determinada por el propio usuario, la misma que le servirá para el ingreso y transmisión de la información financiera y societaria de su representada.

RESPONSABILIDAD SOBRE LA CLAVE DE ACCESO.- Mediante la suscripción de la "SOLICITUD DE ACCESO Y DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD", el representante legal o apoderado, según el caso, declarará conocer las condiciones para el uso de la clave asignada y las responsabilidades legales y administrativas que de ello se deriven. Por tanto, será responsable de la clave de acceso entregada por la Superintendencia de Compañías, la cual será confidencial e intransferible, y tendrá para todos los efectos, el mismo valor legal que la firma autógrafa. La pérdida de la clave de acceso, no justificará la extemporaneidad o falta de presentación de la información requerida.

USO INDEBIDO DE CLAVES DE ACCESO.- La Superintendencia de Compañías podrá suspender el acceso a su portal web, cuando detecte el uso indebido de la clave de acceso concedida a las sociedades que están bajo su control y vigilancia. La suspensión será informada a través del portal web institucional y/o mediante un mensaje enviado al correo electrónico de la compañía, registrado en el FORMULARIO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS. Esta suspensión no eximirá a la compañía del cumplimiento de su obligación, y será levantada mediante el procedimiento establecido para el efecto por la Institución.

EXENCIÓN DE LA OBLIGACIÓN.- Quedan exentas del cumplimiento de la obligación objeto del presente Reglamento, dentro de los plazos establecidos en el cronograma, las compañías cuya inscripción de constitución en el Registro Mercantil conste a partir del 1 de octubre de 2012; tales compañías deberán realizar este proceso hasta el 28 de febrero de 2013. DISPOSICIONES TRANSITORIAS La presente Resolución entrará en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. Ha servido de base para esta codificación: Resolución No. 014, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 807 de 10 de octubre de 2012 .